Alle Funktionen im Detail

Wofür. Der Grundbaustein: eine Aufgabe ist ein Satz, optional mit Notizen, Startdatum, Fälligkeit, Liste und Wiederholung. In die Notizen gehören Details, Links oder der Text aus einer Mail; die KI liest sie bei der Analyse mit. Alles, was du anlegst, ohne eine Liste zu wählen, landet in der Inbox.

Was es bringt. Die Inbox trennt Sammeln von Ordnen. Du kannst etwas in fünf Sekunden eintragen, ohne zu entscheiden, wohin es gehört, und es ist trotzdem aus dem Kopf.

So nutzt du es. Schreib Aufgaben als Handlung mit Objekt („Rechnung an Meyer schicken", nicht „Meyer"). Die KI-Analyse wird davon besser, und du selbst auch. Die Inbox leerst du einmal am Tag: in eine Liste schieben, Termin setzen, oder löschen. Zum Abhaken reicht das Kästchen; zum Bearbeiten klappst du die Zeile auf.

Wofür. Listen bündeln Aufgaben nach Lebensbereich oder Projekt: Arbeit, Familie, Umzug. Jede Liste lässt sich per E-Mail-Einladung mit anderen teilen.

Was es bringt. Wer eingeladen ist, sieht alle Aufgaben der Liste, kann welche anlegen und abhaken. Die Übersicht unter „Listen" zeigt pro Liste, wie viel offen ist, was als Nächstes fällig wird und wie viel Restaufwand die KI schätzt.

So nutzt du es. Weniger Listen sind besser als mehr; drei bis fünf reichen den meisten. Zum Teilen öffnest du das Menü einer Liste und gibst eine E-Mail-Adresse ein. Die Person bekommt einen Link; ohne Konto legt sie beim Klick eines an und landet direkt in der Liste. Wer die Liste angelegt hat, kann Mitglieder entfernen und Einladungen zurückziehen; Mitglieder können die Liste jederzeit verlassen.

Wofür. In geteilten Listen kann jede Aufgabe genau einer Person zugewiesen werden.

Was es bringt. Eine Aufgabe, die allen gehört, gehört niemandem. Mit Zuständigkeit ist klar, wer sich kümmert, und die Person erfährt es per Mail, ohne dass jemand nachfragen muss. Aufgaben, die du an andere gegeben hast, verschwinden aus deiner Fokus-Empfehlung, deinem Ranking und deiner Morgen-Mail und tauchen bei der zuständigen Person auf.

So nutzt du es. Aufgabe aufklappen, bearbeiten, „Zuständig" wählen. Die Auswahl gibt es nur in Listen mit mehr als einem Mitglied. Im Filter findest du „Mir zugewiesen" und „Niemandem zugewiesen", um schnell zu sehen, was noch keinen Besitzer hat.

Wofür. Jede Aufgabe kann ein Startdatum (ab wann sie dran ist) und eine Fälligkeit haben. Wiederholungen gibt es täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich und jährlich.

Was es bringt. Die Fälligkeit fließt in die Priorität ein und steuert Kalender und Erinnerungen. Ein Startdatum in der Zukunft hält eine Aufgabe aus der Empfehlung heraus, bis sie wirklich ansteht. Beim Abhaken einer wiederkehrenden Aufgabe entsteht die nächste Instanz von selbst.

So nutzt du es. Setz Fälligkeiten nur, wenn es wirklich eine gibt; eine erfundene Frist verdrängt echte. Wiederholungen zählen ab dem alten Fälligkeitsdatum, nicht ab dem Abhaken: Wenn du den Wochenbericht zwei Tage zu spät erledigst, bleibt der nächste trotzdem am gewohnten Tag. Verpasste Termine werden übersprungen, Monatsenden angepasst (31. Januar → 28. Februar). Die KI-Einschätzung wird übernommen, es gibt also keine zweite Analyse.

Wofür. Jeden Morgen eine E-Mail mit allem, was überfällig, heute oder morgen fällig ist.

Was es bringt. Du musst die App nicht öffnen, um zu wissen, ob heute etwas ansteht. Gibt es nichts Fälliges, kommt auch keine Mail, und es ist höchstens eine pro Tag.

So nutzt du es. Erinnerungen sind standardmäßig an und lassen sich im Profil abschalten. Die Mail zeigt Listennamen und verlinkt auf die Aufgaben. Delegierte Aufgaben stehen in der Mail der zuständigen Person, nicht in deiner.

Wofür. Eine Monatsansicht aller Aufgaben mit Start- oder Fälligkeitsdatum.

Was es bringt. Du siehst, wo sich Fristen häufen und wo Luft ist. Überfälliges ist rot, Erledigtes durchgestrichen, Starts blau, Fälligkeiten gelb. Jeder Eintrag führt mit einem Klick zur Aufgabe.

So nutzt du es. „Heute" bringt dich zum aktuellen Monat zurück. Auf dem Handy wird das Raster zur Agenda: nur die Tage mit Einträgen, untereinander. Wiederkehrende Aufgaben zeigen jeweils ihre nächste Instanz, nicht alle künftigen.

Wofür. Statt der ganzen Liste genau eine Aufgabe: die, die jetzt dran ist.

Was es bringt. Die Ansicht nimmt dir die Entscheidung ab, die morgens am schwersten fällt. Sie zeigt die Aufgabe mit Begründung, der Einschätzung (Wirkung, Dringlichkeit, Schwierigkeit, Risiko, Unumkehrbarkeit, Stimmung), den konkreten Schritten und darunter die drei nächsten Kandidaten.

So nutzt du es. Abhaken direkt in der Ansicht, dann „Nächste Aufgabe anzeigen". Aufgaben, bei denen die KI nachfragen muss, und Aufgaben, die du an andere delegiert hast, kommen hier nicht vor. Wenn die Empfehlung falsch liegt, ist das ein Hinweis, dass dein Kontext (siehe unten) etwas Wichtiges nicht enthält.

Wofür. Jede neue Aufgabe wird im Hintergrund analysiert; danach werden alle offenen Aufgaben gegeneinander bewertet.

Was es bringt. Die Analyse liefert pro Aufgabe eine Einschätzung auf einer Fünferskala (Wirkung, Dringlichkeit, Schwierigkeit, Risiko, Unumkehrbarkeit), eine Stimmung, eine grobe Zeitschätzung, konkrete erste Schritte, einen Satz zum Zweck, Tags und die Zuordnung beruflich/privat. Die vergleichende Bewertung ergibt die Zahl von 0 bis 100 an jeder Aufgabe: Wie sehr lohnt es sich, diese Aufgabe als Nächstes zu tun, verglichen mit allen anderen. Wichtigkeit und Fristen zählen dabei am meisten; dass etwas leicht oder angenehm ist, hebt es nicht nach oben.

So nutzt du es. Die Analyse dauert einige Sekunden und läuft ohne dein Zutun. Das Ranking wird nach jeder Analyse und einmal täglich neu berechnet, weil sich Prioritäten mit der Zeit verschieben. Wenn die KI nicht versteht, was zu tun wäre („irgendwas mit dem Auto"), bekommt die Aufgabe keine Priorität, sondern eine Rückfrage. Zeitschätzungen sind Größenordnungen, keine Planungsgrundlage.

Wofür. Ein Absatz über deine Lage, den du einmal schreibst: was du tust, was gerade knapp ist, was du erreichen willst, wann du arbeiten kannst.

Was es bringt. Ohne Kontext bewertet die KI nach Allgemeinplätzen. Mit Kontext erkennt sie Zusammenhänge, die in keiner Aufgabe stehen: dass der Schwimmkurs für die Kinder die Abendbetreuung sichert, oder dass eine Rechnung wegen knapper Kasse vor allem anderen kommt.

So nutzt du es. Nach der Registrierung wirst du danach gefragt, kannst es aber überspringen und später unter „KI-Einstellungen" oder direkt in der Aufgabenliste über „Mein Kontext" nachholen oder ändern. Nach einer Änderung werden deine offenen Aufgaben neu gegeneinander bewertet. Drei bis sechs Sätze reichen. Der Text wird zusammen mit deinen Aufgaben an das KI-Modell geschickt und sonst für nichts verwendet.

Wofür. Notizen, eine Mail oder ein Besprechungsprotokoll einfügen; die KI holt die Aufgaben heraus.

Was es bringt. Aus einem Absatz werden einzelne, handlungsfähige Aufgaben, mit Fälligkeit, wenn eine im Text steht („bis Freitag" wird zum Datum), und mit Listenvorschlag. Angelegt wird erst, was du bestätigst.

So nutzt du es. Neben „Neue Aufgabe" auf „Aus Text" klicken, Text einfügen, „Aufgaben erkennen". In der Vorschau kannst du jede Zeile ändern, Häkchen entfernen und die Liste anpassen. Bis zu 6000 Zeichen und 25 Aufgaben pro Durchlauf. Prüf die Daten, bevor du anlegst: Sprachmodelle ergänzen gelegentlich, was nicht da stand.

Wofür. Der Punkt „Inbox" in der Navigation zeigt alle offenen Aufgaben ohne Liste, mit der Zahl daneben. Pro Aufgabe entscheidest du in einer Zeile: Liste wählen, Termin setzen, erledigen oder löschen.

Was es bringt. Die Inbox bleibt ein Sammelplatz und wird kein Friedhof. Mit „KI-Vorschläge holen" schlägt die KI für jede Aufgabe eine Liste vor; du siehst den Vorschlag als Chip und übernimmst ihn einzeln oder alle auf einmal. Verschoben wird nichts ohne deinen Klick. Nur bei klarer Passung macht die KI überhaupt einen Vorschlag; lieber bleibt eine Aufgabe in der Inbox, als falsch einsortiert zu werden.

So nutzt du es. Einmal am Tag die Inbox öffnen, Vorschläge holen, kurz drüberschauen, übernehmen. Was keinen Vorschlag hat, bekommt von Hand eine Liste oder einen Termin. In der Aufgabenübersicht gibt es zusätzlich den Knopf „N Inbox-Aufgaben einsortieren", der die Zuordnung direkt ausführt.

Wofür. Die Aufgabenübersicht nach Liste, Tag, Alter, Zuständigkeit, Kontext (beruflich/privat) und den KI-Einschätzungen eingrenzen; sortieren nach Fokus-Signal, Fälligkeit, Alter oder einzelnen Kriterien.

Was es bringt. Große Listen bleiben handhabbar. Bei Sortierung nach Fälligkeit werden Aufgaben in Überfällig, Heute, Diese Woche, Später gruppiert.

So nutzt du es. Den Filter über den Knopf rechts oben öffnen. Tags vergibt die KI bei der Analyse; du musst nichts pflegen. Die Standardsortierung ist das Fokus-Signal, also die vergleichende Priorität. Wenn du lieber nach Frist arbeitest, wähl „Nach Frist" und bleib dabei.

Wofür. Kennzahlen über alle Aufgaben in deinen Listen: offen, erledigt, Abschlussquote, Erledigungen der letzten sieben Tage, geschätzter Zeitbedarf.

Was es bringt. Die Verteilungen zeigen, womit du es zu tun hast: wie dringend und wie schwer deine Aufgaben typischerweise sind, ob eher beruflich oder privat, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten du tatsächlich fertig wirst.

So nutzt du es. Ein Blick pro Woche reicht. Interessant ist weniger die einzelne Zahl als die Richtung: Wächst „Zeit offen" seit Wochen, ist die Liste größer als dein Tag.